TeamWork: samenwerken in één project

TeamWork: samenwerken in één project

De Archicad werkmethodiek gaat uit van een gebouwmodel. Dit model bevindt zich meestal in één projectbestand. Om met meerdere mensen aan een project te kunnen werken, dienen meerdere personen toegang te hebben tot hetzelfde bestand. Teamwork maakt dit mogelijk.
Om in Teamwork te kunnen werken moet een centrale bron ingericht worden waarop projecten gedeeld kunnen worden, de BIMcloud (Basic).
Dit artikel gaat alleen over het gebruik van Teamwork. 

Voor het installeren van een BIMcloud lees het artikel Voorbereiding en installatie BIMcloud server
Voor het instellen en beheren van een BIMcloud lees het artikel Instellen en beheren van een BIMcloud server
Voor het delen van projecten en het beheren van Teamwork projecten lees het artikel Projecten delen en beheren

Met de release van Archicad 25 en de KeyMember Editie wordt er, exclusief voor KeyMembers, een moment tot  Ondersteuning bij een nieuwe Archicad versie en BIMcloud aangeboden.

Hoe werkt het systeem?

Een project waar meerdere mensen aan werken wordt via BIMcloud (Basic) gedeeld. Vervolgens kan er simultaan aan gewerkt worden.

De stappen en onderdelen zijn als volgt:
  1. Een (Archicad Solo-) Project wordt gedeeld vanuit Archicad op een BIMcloud Server door een teamlid met tenminste Project Administrator rechten
  2. Projectleden openen het project vanaf de BIMcloud Server via het Archicad Teamwork menu
  3. Werkreserveringen en modelwijzigingen worden via de BIMcloud Server over alle projectleden verspreid
  4. Projectleden kunnen via deze opzet samenwerken binnen het bureaunetwerk, of online extern werken waarbij men via een internetverbinding met het project verbonden is. Het is ook mogelijk offline te werken omdat er bij elk projectlid op het werkstation automatisch een lokale kopie van het project aangemaakt wordt.

Inloggen in een Teamwork project

  1. Ga naar het menu Teamwork > Project > Open/Join Teamwork Project...
  2. Log in op de BIMcloud als geautoriseerde gebruiker
    Vraag de Server Administrator eventueel om de nodige gegevens.
  3. Kies het gewenste Teamwork project
  4. Klik op 'Join'.
Na het downloaden van de projectdata en de bijbehorende bibliotheken is men ingelogd in het Teamwork project.
Men moet zijn ingesteld als projectlid met een bijbehorende rol op de BIMcloud om toegang te kunnen krijgen tot het Teamwork project. Daarnaast kunnen er, per project, leden worden gedefinieerd die toegang kunnen krijgen.
Projecten waarbij men niet als teamlid is toegevoegd worden eventueel niet als keuze weergegeven. Neem contact op met de projectverantwoordelijke om als teamlid te worden toegevoegd.

Werken aan een project op verschillende computers (niet aanbevolen)

Na het inloggen wordt een kopie van het project op de lokale computer gedownload en voortaan vergeleken met het project op de BIMcloud Server. Als iemand op een andere computer inlogt met dezelfde gebruikersnaam dan vervalt de mogelijkheid om de eventueel nog niet verstuurde informatie die op de andere computer staat alsnog te versturen. Om verlies van data te voorkomen is het daarom verstandig om als projectlid vanaf hetzelfde werkstation te werken of zich eerst van het project af te melden (Leave Teamwork Project) en op een ander werkstation weer aan te melden.

Rechten en mogelijkheden - Rollen

Wat er wel en niet in een Teamwork-project gedaan mag worden, wordt bepaald door de  rol die aan een gebruiker is toegewezen op BIMcloud, en/of de instellingen die in de Project Settings zijn gedaan. 

Het toevoegen van nieuwe elementen, Views, lay-outs en andere onderdelen kan zonder extra handelingen, mits de rol van een gebruiker dit toestaat. Deze onderdelen zijn na het toevoegen automatisch toegewezen aan degene die het gemaakt of geplaatst heeft.
Bij het bewerken van bestaande elementen moeten deze eerst gereserveerd worden om conflicten te voorkomen. De bewerking van gereserveerde elementen is dan voor andere teamleden geblokkeerd. Selecteer hiervoor de te bewerken elementen en reserveer deze wanneer dat nodig is. Is het element gereserveerd door iemand anders dan kan een verzoek om het element vrij te geven aan deze persoon gestuurd worden.

Werken in Teamwork

In het Teamwork menu bevind zich een palet voor het werken in Teamwork.
Activeer dit palet via het menu Teamwork > Teamwork Palette.

Het Teamwork palet bevat de volgende onderdelen:
  1. Workspace
  2. Users
  3. Messages

Workspace - verzenden en ontvangen van wijzigingen

  1. Met de knop Send & Receive worden de gemaakte wijzigingen verstuurd en worden de wijzigingen van andere projectleden ontvangen. Met het pijltje naast deze knop kan ook gekozen worden om alleen te ontvangen of alleen te versturen. Voer regelmatig een 'Send' of 'Send & Receive' uit om het project op de server up to date te houden.

Workspace - reserveren

  1. Met de knop Reserve... worden geselecteerde elementen in het project direct gereserveerd.
    Als er niets geselecteerd is kunnen via het pijltje naast deze knop met 'Reserve Elements...' grote aantallen van elementen gereserveerd worden. In het bovenste gedeelte van dit palet kan een gebied binnen het project aangegeven worden waarin naar elementen met specifieke eigenschappen gezocht wordt. De werkwijze van het onderste gedeelte is hetzelfde als Find & Select. Ook kunnen criteriasets opgeslagen worden om een volgende keer dezelfde reserveringen te kunnen doen.
    In hetzelfde keuzemenu is ook de functie ‘Reserve all’ beschikbaar. Voor als er even alleen gewerkt wordt in een Teamwork project.
         
  1. Automatisch reserveren in Teamwork (alleen bij gebruik BIMcloud)
    Sinds Archicad 22 is het in Teamwork in combinatie met BIMcloud mogelijk om modelelementen met de Reservation Assistant automatisch te reserveren, tenzij deze al door een ander teamlid gereserveerd zijn. Elementen hoeven alleen geselecteerd te worden. Vanaf het moment dat een bewerking uitgevoerd wordt, is het element automatisch gereserveerd.

  2. Elementen reserveren via Schedules
    Doelgericht specifieke elementen in Teamwork projecten selecteren voor reservering is kan behalve via de 'Find & Select' filter in het 'Reserve Elements palet', ook via 'Schedules'. Als een element in een Schedule geselecteerd is, wordt in het Teamwork palet de knop 'Reserve' actief. Om alle elementen van een specifiek type in één keer te selecteren kan het vinkje 'Show uniform items as a single entry' aangezet worden. Voor het aanmaken van schedules lees het artikel Schedules maken.
Om op deze manier alle elementen van een specifiek type te kunnen selecteren mag in de Schedule niet op deze eigenschap gesorteerd worden. Voeg zo nodig een 'Custom text' als eerste onderdeel aan de Schedule Fields toe.
  1. De knop Release All, geeft alle door de gebruiker gereserveerde elementen vrij, zodat anderen deze kunnen reserveren en vervolgens ook kunnen wijzigen.
    Het is ook mogelijk een aantal onderdelen te selecteren en alleen deze onderdelen vrij te geven via de knop Release.
Kies aan het einde van de dag voor 'Release All' om te voorkomen dat andere teamleden niet verder kunnen werken.

Weergave werkgebied - Colored workspaces

Om goed te kunnen samenwerken is het van belang dat men een goed overzicht heeft over de werkgebieden van de teamleden.
Met Colored workspaces kan het project in verschillende kleurvariaties getoond worden zodat direct duidelijk is welk teamlid welke elementen van het project in gebruik heeft.
De verschillende mogelijkheden zijn:
  1. All with original Color
    Dit is de normale Archicad weergave.
  2. Gray out unowned Workspace
    Alle niet gereserveerde onderdelen worden grijs weergegeven.
  3. Highlight my reservation
    De eigen gereserveerde onderdelen worden in kleur weergegeven.
  4. Show Reservation by Users
    Ieders reserveringen worden in een aparte kleur weergegeven (Blauwe elementen zijn door niemand gereserveerd).
  5. Own elements / free elements / other's workspace
    Eigen elementen worden normaal weergegeven, vrije elementen zijn blauw en door anderen gereserveerde elementen zijn grijs.
  6. Requested by me / from me / other elements
    Toont de elementen die aan anderen zijn opgevraagd, die anderen aan de gebruiker hebben gevraagd en andere elementen.

Teamleden - Users

Hier worden de teamleden getoond die op dat moment meewerken aan het project en of een gebruiker op dat moment online of offline is.
De kleur van de teamleden wordt gebruikt om gereserveerde onderdelen in deze kleur weer te geven als 'Show Reservation by Users' aan staat.

De knoppen eronder kunnen voor de volgende doeleinden gebruikt worden:
  1. Force User to Leave the Project
    Indien een teamlid afwezig is en door deze persoon nog elementen gereserveerd zijn die door iemand anders bewerkt moeten worden, kan dit teamlid uit het project verwijderd worden.
Niet verzonden wijzigingen van dit teamlid gaan hierbij onherroepelijk verloren.
  1. Send Message
    Verstuur een bericht aan een of meerdere onder 'Users' geselecteerde teamleden.
  2. Set User Color
    Stel de kleur van een Teamlid opnieuw in.
  3. User Settings
    Opent de BIMcloud User Settings in een webbrowser. De instellingen kunnen voor iedereen ingezien, maar alleen door de Server Administrator gewijzigd worden.

Communiceren - Messages

Messages is het berichtensysteem Teamwork waarmee projectleden elkaar tekstberichten kunnen sturen binnen een project. Deze berichten kunnen ook aan elementen gekoppeld worden, zodat de ontvanger direct kan zien waar het bericht over gaat. Daarnaast kunnen er taken aan een bericht gekoppeld worden.
De drie knoppen onder Messages vertegenwoordigen de inbox, outbox en een het berichtenarchief.

(Tijdelijk) Stoppen met een Teamworkproject

Elk teamlid van een Teamworkproject werkt in een lokale werkkopie. Bij het inloggen in een Teamworkproject worden projectdata en de bijbehorende bibliotheken naar het lokale werkstation gekopieerd. Pas als op Send en/of Receive geklikt wordt, worden de wijzigingen naar de BIMcloud verstuurd en/of van de BIMcloud ontvangen.
Als een teamlid in zijn/haar lokale kopie op 'Save' klikt dan wordt alleen de lokale werkkopie opgeslagen, er wordt op dat moment niets naar de BIMcloud verzonden.
In principe kan een teamlid aan het einde van de dag op Opslaan klikken, Archicad afsluiten en de volgende dag het teamworkproject weer openen door het te selecteren in de recent geopende bestanden. De lokale werkkopie wordt dan geopend en de verbinding met de BIM Server wordt automatisch weer gemaakt waarna Send & Receive weer mogelijk is. Aan te raden is echter regelmatig (± 1keer per uur en aan het einde van de dag) van het commando Send Changes gebruik te maken.
Met een Teamworkproject kan ook tijdelijk stand-alone (offline) worden gewerkt. Als de verbinding met de BIMcloud weer opgebouwd is kunnen de offline gemaakte wijzigingen weer verstuurd worden. Reserveren is echter niet mogelijk als er geen vebinding met de BIMcloud is en er kunnen geen wijzigingen aangebracht worden aan elementen die niet van tevoren gereserveerd zijn.

Als een gebruiker voor langere tijd stopt met het Teamworkproject dan kan in het menu Teamwork gekozen worden voor Leave Teamwork project… .
Alle reserveringen worden dan vrijgegeven en het teamlid wordt uit het project uitgelogd. De lokale kopie van het project wordt dan van het werkstation verwijderd.


Local Data Manager

Als veel met teamwork gewerkt wordt zullen er lokale kopieën van diverse projecten op een werkstation staan. Wordt er langer niet aan projecten gewerkt verschijnt regelmatig een pop-up venster, de Local Data Manager. Hiermee kunnen overbodige lokale kopieën van projecten en bibliotheken verwijderd worden om zo weer schijfruimte vrij te geven.
De Local Data Manager kan handmatig opgeroepen worden via het menu Teamwork > Project > Local Data Manager.
Controleer vóór het verwijderen van lokale kopieën of de op het werkstation gemaakte wijzigingen verstuurd zijn naar de BIMcloud.

Tips voor het werken in Teamwork

Wijzigingen bijhouden in Teamworkprojecten

Wijzigingen in Teamwork projecten kunnen automatisch bijgehouden worden. Daarmee is het mogelijk de gemaakte projectwijzigingen te visualiseren en modellen na een 'Receive' met elkaar te vergelijken.
Lees meer over deze mogelijkheden in het artikel Wijzigingen bijhouden in Teamworkprojecten.

Details/ worksheets in een Teamworkproject in 1x updaten

Als details onderdeel van een Clone zijn, dan kunnen deze geüpdatet worden als in een solo-project via het rechtermuisknop-menu met 'Rebuild all Detail From Source View'. Voor all andere situaties volg onderstaande stappen:
  1. Selecteer en reserveer in de View Map alle Details / Worksheets die geüpdatet moeten worden
  2. Klik er met de rechtermuisknop op
  3. Kies 'Reserve Elements'
    Deze functie is ook op te roepen via het Teamwork Palettes > Reserve Elements…
  4. Klik dan nog een keer met de rechtermuisknop op de geselecteerde elementen
  5. Kies 'Rebuild all Detail From Source View'

Oplossen foutmeldingen bij Send & Receive

Soms ligt de oorzaak van dit probleem aan onvoldoende beschikbare schijfruimte op de server. Controleer daarom met regelmaat of er nog voldoende schijfruimte beschikbaar is.
Meer mogelijke oplossingen zijn te vinden in de opgesomde foutmeldingen op de Teamwork troubleshooting pagina van het Graphisoft Helpcenter.

    • Related Articles

    • Foutmeldingen Teamwork

      Libraries geven geen size aan Let op dat de BIMcloud machine in dezelfde tijdzone is ingesteld als de werkstations waar gebruikt wordt gemaakt van Teamwork, anders kunnen synchronisatie problemen voorkomen. Project is traag Zie het GRAPHISOFT ...

    • BIMcloud bibliotheekmigratie

      Het overstappen naar de Archicad bibliotheek van de nieuwe versie wordt na de migratie handmatig gedaan. Het uploaden van de nieuwe bibliotheek (stap 1) kan al wel eerder gedaan worden. Voor gebruikers zonder KeyMember Editie: Wordt er gebruik ...

    • Archiveren van een project

      Een Archicad projectbestand (*.pln) bevat vaak koppelingen naar externe bestanden (onder andere bibliotheekelementen). Wanneer een bestand naar een andere partij verstuurd wordt (bijvoorbeeld de helpdesk) of na een aantal jaren weer geopend wordt ...

    • Starten met een project

      In Archicad kan op vele manieren gewerkt worden. Iedereen kan zijn eigen werkmethodiek ontwikkelen. Dit is makkelijk en geeft flexibiliteit, maar kan ook lastig zijn, omdat er nog geen inzicht is in de voor- en nadelen van de verschillende ...

    • Archief - BIMserver en Teamwork omzetten naar BIMcloud

      Om met Teamwork met een nieuwe Archicad versie te kunnen werken, moet daarvoor de nieuwe versie BIMcloud (Basic) geïnstalleerd worden. Deze kan in principe geïnstalleerd worden naast de oude versie. Na de installatie van de nieuwe versie kunnen ...